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Contrôlez le stockage SharePoint avec des limites d'historique des versions

Un problème courant avec le stockage SharePoint est que vous pouvez manquer d'espace de stockage rapidement. Vous pouvez acheter du stockage supplémentaire, mais comme vous le savez peut-être, cela peut être assez coûteux. Maintenant, la principale cause de la consommation excessive de stockage est la gestion des versions de fichiers dans SharePoint.

La versionnage des fichiers est une excellente fonctionnalité, mais le problème survient lorsque vous stockez de gros fichiers. Comme chaque version est une copie complète du fichier, cela peut s'accumuler très rapidement. Pour atténuer cela, Microsoft a publié une nouvelle fonctionnalité, les Limites d'Historique des Versions, qui vous donne plus de contrôle sur le nombre de versions conservées.

Dans cet article, nous allons examiner comment les nouvelles limites de l'historique des versions se comparent aux paramètres de versionnage existants dans SharePoint et comment les activer pour votre locataire.

Limites de l'historique des versions par rapport au versionnage de SharePoint

La versionnage de fichiers est activé par défaut pour tous les sites SharePoint et OneDrive. Avec les paramètres par défaut, SharePoint et OneDrive conserveront 500 versions de chaque fichier. C'est parfait lorsque nous parlons d'un fichier Word qui ne fait que 100 Ko.

Mais cela devient un problème lorsque nous stockons des fichiers plus volumineux, comme des PDF, des fichiers graphiques, des dessins ou des formats de fichier larges. Jetez un œil à la capture d'écran ci-dessous, j'ai un fichier PSD (PhotoShop) qui ne fait que 36 Mo, mais OneDrive a stocké 245 versions de celui-ci. Donc, ce fichier consomme 8,5 Go !

Nous avions déjà la possibilité de contrôler le nombre de versions conservées dans SharePoint et OneDrive grâce aux paramètres de la bibliothèque de documents. Ici, nous pouvons réduire le nombre de versions à conserver à un minimum de 100, ce qui est en fait encore pas mal.

Le problème avec cette méthode est que nous devons la configurer pour chaque bibliothèque de site. Nous pouvons bien sûr utiliser PowerShell pour cela, mais quand même, tous les nouveaux sites doivent également être configurés. Et la version minimale est de 100. Avec l'exemple ci-dessus, cela fait encore plus de 3 Go pour un seul fichier.

Limites de l'historique des versions

La nouvelle fonctionnalité, Limites de l'historique des versions, vous permet de configurer facilement le nombre de versions à conserver pour les nouvelles bibliothèques de documents SharePoint et les comptes OneDrive. Elle ne remplace pas les sites ou comptes OneDrive existants, mais nous avons également une solution pour cela.

En plus de définir le nombre de versions majeures que nous souhaitons conserver, nous pouvons également configurer un âge maximum pour une version. Nous pouvons par exemple configurer la suppression d'une version après 3 mois ou 1 an.

La véritable force de cette nouvelle fonctionnalité est le mode Automatique. Lorsqu'il est activé, l'algorithme intelligent stocke les versions en fonction de la date de création. Au fur et à mesure que les versions vieillissent, moins de versions anciennes sont stockées, conservant celles qui sont les plus susceptibles d'être nécessaires.

Cet amincissement des versions plus anciennes aboutit au schéma de rétention suivant :

  • Premiers 30 jours – Toutes les versions dans la limite de 500 sont conservées.
  • 30 à 60 jours – Les versions horaires sont stockées
  • 60 à 180 jours – Les versions quotidiennes sont stockées
  • Après 180 jours – Versions hebdomadaires jusqu'à la limite de 500 comptes.

Si nous comparons les trois méthodes, le nombre maximum de versions (limite de comptage), la limite d'âge (expiration) et la limite automatique, nous pouvons voir que le nombre de versions stockées diminue progressivement avec les limites automatiques, par rapport aux autres options :

src : Microsoft.com

Gardez à l'esprit que lorsque vous fixez une limite de temps (expiration) pour les versions, vous pouvez vous retrouver avec une seule version du fichier après un certain temps. Par exemple, vous configurez une durée maximale de 6 mois pour les versions de fichier. Un nouveau fichier a été créé et édité seulement pendant le premier mois. Après 7 mois (à compter de la création initiale du fichier), seule la dernière version reste.

Si vous n'avez pas d'autres sauvegardes de vos données SharePoint, cela peut affecter la résilience de vos données, car vous ne pouvez pas restaurer ou revenir à une version précédente lorsque quelque chose se produit avec ce fichier.

Comment activer la versioning automatique

Les limites de l'historique des versions sont en aperçu depuis un certain temps, mais elles devraient désormais être déployées à tous les locataires. Si vous ne voyez pas l'option après avoir suivi les étapes ci-dessous, alors suivez simplement la lecture, je vais vous montrer comment l'activer avec PowerShell après cela.

  1. Ouvrez le Centre d'administration SharePoint
  2. Allez dans Paramètres
  3. Ouvrir les Limites de l'historique des versions
  4. Mettez-le sur Automatiquement

Si vous ne souhaitez pas utiliser l'option Automatique, vous pouvez simplement la laisser sur Manuel et configurer le nombre maximum de versions majeures que vous souhaitez conserver.

Utiliser PowerShell pour activer les limites d'historique de version automatique

Nous pouvons également utiliser PowerShell pour activer les limites d'historique de version automatique. Cette option peut également être utilisée lorsque vous ne voyez pas encore la fonctionnalité dans le Centre d'administration SharePoint.

Pour activer la fonctionnalité avec PowerShell, nous avons besoin du module de gestion SharePoint Online ou du module PnP PowerShell. Assurez-vous que les modules sont mis à jour vers la dernière version avant de continuer.

Option import the SPO module for PowerShell 7
Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell

Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/'

Enable Version History Limits
Set-SPOTenant -EnableVersionExpirationSetting $true

Si vous souhaitez utiliser le module PnP PowerShell, utilisez la commande suivante pour activer le paramètre :

Connect to PnP Online
Connect-PnPOnline -Url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/' -Interactive

Enable Version History Limits
Set-PnPTenant -EnableVersionExpirationSetting $true

Nous pouvons également utiliser PowerShell pour configurer les paramètres des limites de l'historique des versions, pour définir l'historique des versions en automatique, vous devez activer le paramètre suivant :

SPO Module:
Set-SPOTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

PnP MOdule:
Set-PnPTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

Si vous préférez les réglages manuels, vous pouvez utiliser les options suivantes pour le configurer :

Don't expire, and 100 file version max
Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 0 -MajorVersionLimit 100

Expire versions after 180 days, and 500 file version max
Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 180 -MajorVersionLimit 500

Nettoyer les bibliothèques existantes

Les paramètres des limites de l'historique des versions ne s'appliquent qu'aux nouvelles bibliothèques de documents, mais vous voudrez probablement nettoyer également les bibliothèques existantes. Pour ce faire, nous pouvons utiliser la nouvelle cmdlet New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob.

Ce cmdlet vous permet de créer des travaux de nettoyage par lots pour des bibliothèques de documents existantes. Nous pouvons spécifier si nous souhaitons utiliser la méthode de réduction automatique ou configurer les options manuelles pour les bibliothèques.

Remarque

Les versions de fichiers qui sont supprimées par le travail de suppression par lot ne sont pas récupérables ! Elles ne vont pas dans votre corbeille et ne peuvent donc pas être restaurées. En cas de doute, effectuez d'abord une analyse « Qu'est-ce que ça donnerait ? » !

Les tâches de nettoyage peuvent être créées pour un site SharePoint complet, ou vous pouvez créer une tâche pour une bibliothèque spécifique :

Apply automatic logic to trim existing versions from a Site
New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic

Config count limits (Major versions) for a library
New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit 100

Lors de l'utilisation de PowerShell, vous n'avez bien sûr pas à créer un nouveau travail en arrière-plan pour chaque site manuellement. Vous pouvez utiliser le script ci-dessous pour activer les limites d'historique des versions pour chaque site et réduire les versions en fonction de la logique automatique :

Check if script is running in PowerShell 7
if ($psversionTable.PSVersion.major -eq 7) {
    Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell
}

Connect to SharePoint Online
$spAdminUrl = "https://<your-tenant>-admin.sharepoint.com"
Connect-SPOService -Url $spAdminUrl

Get all SharePoint Sites
$spoSites = Get-SPOSite -Limit All

Process each site
$spoSites | ForEach-Object{
    $site = $_
    Write-Host "Creating cleanup job for site: $($site.Url)"
    
    # Check if Version History Limits is enabled for each site
    if ($null -eq (Get-SPOSite -Identity $site.Url).EnableAutoExpirationVersionTrim) 
    {
        # Enable Version History Limits
        Set-SPOSite -Identity $site.Url -EnableAutoExpirationVersionTrim:$true -Confirm:$false
    
        # Create a batch to trim versions based on the automatic logic
        try {
            New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $site.Url -Automatic -Confirm:$false 
            Write-Host "Batch trim job created for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Green
        } catch {
            Write-Host "Unable to create job for site: $($site.Url)"
            Write-Host $_.Exception.Message
        }
    }else{
        Write-Host "Version History Limits already enabled for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Cyan
    }
}

Disconnect from SharePoint Online
Disconnect-SPOService

Conclure

Les limites de l'historique des versions facilitent la configuration du nombre maximum de versions de fichiers pour vos sites SharePoint, mais le meilleur aspect de cette nouvelle fonctionnalité est bien sûr l'option de réduction automatique.

C'est un excellent moyen de récupérer une grande partie de votre espace de stockage SharePoint tout en vous assurant qu'il y a suffisamment de versions disponibles de vos fichiers.

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